Qualität 2011
Qualitätsmanagement im VfL Hüls
Was lange währt, wird stetig besser ...
Das könnte die neue Devise des VfL Hüls sein
Alles begann im Jahr 2006, als der Landessportbund NRW zu einer Informationsveranstaltung zum Thema "Qualität im Sportverein" aufrief.
Es kamen viele Vereine und es blieben aber nur 8 Vereine für das folgende Pilotprojekt übrig. Diese acht Vereine trafen sich nun regelmäßig, um an einem Qualitätsmanagementsystem nach EFQM-Modell zu arbeiten, das für ehrenamtlich geführte Vereine zu bewerkstelligen ist.
Viele kennen das Qualitätsmanagement von ihrem Arbeitsplatz. Dabei bleibt vielen nur in Erinnerung, dass sehr iel beschrieben und dokumentiert wird, nur damit es hinterher in irgendwelchen Akten verstaubt.
Diese Gedankengänge galt es während des Projektes aufzubrechen und eine sinnvolle Lösung für Sportvereine zu entwickeln. Hieran wurden die teilnehmenden Vereine unter der Federführung des LSB angeleitet.
Während dieser Zeit, es waren fast 2 Jahre, hat sich ein System entwickelt, welches mit vergleichsweise wenig Aufwand, einen hohen Nutzen für den Verein versprach.
Es wurden Strukturen geschaffen, die ein strukturiertes und zielgerichtetes Arbeiten in einem überschaubaren Zeitrahmen ermöglicht.
Während des Pilotprojektes waren die teilnehmenden Vereine gehalten zwei Verbesserungsprojekte, die sich aus einer im Verein stattfindenden Selbstbewertung (anhand eines Fragebogens) herauskristallisiert haben, durchzuführen und zu dokumentieren.
Dies ist auch allen 8 Vereinen gelungen, so dass sie zum Abschluss des Projektes mit der Verleihung des LSB-Zertifikates für zwei Jahre (2008 - 2010) ausgezeichnet wurden.
Dies alles ist nun schon geraume Zeit her. Im vergangenen Jahr stand nun die Verlängerung des Zertifikates durch ein erneutes LSB-Audit auf dem Programm.
Um dieses Ziel zu erreichen, mussten wiederum zwei Verbesserungsprojekte zum Abschluss gebracht und dokumentarisch nachgewiesen werden.
Hierbei wurde besonderer Wert auf die Einhaltung der QM-Strukturen und -abläufe gelegt.
Bei dem ersten Sondierungstreffen Anfang Mai 2010 trafen sich die interessierten Vereinsmitglieder, um das weitere Vorgehen zu besprechen und geeignete Verbesserungsprojekte abzustimmen.
Es bildeten sich zwei Projektgruppen aus jeweils vier bis fünf Teilnehmern.
Das erste Projekt hatte zum Thema „Erstellung eines Konzeptes zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Geschäftsstelle und den gewählten Abteilungsvorständen“. Ein langer Titel mit großer Wirkung auf die Effektivität und die Vereinfachung der Informationsweitergabe in alle Richtungen. Mitglieder dieser Gruppe waren Gisela Köhler (Leitung), Nils Rademacher (Fechten), Margret Gardhoff (Turnen) und Petra Janberg (Geschäftsstelle).
Das Projekt zielte auf eine klare Kommunikationsstruktur zwischen der Geschäftsstelle und den Abteilungen. Immer wieder werden neue Führungskräfte rekrutiert ohne wirklich zu wissen, was ihre Aufgaben sind und welche Informationen die Geschäftsstelle für ihre Arbeit benötigt.
Anhand eines Handouts, das alle Vorstandsmitglieder erhalten haben, werden die wichtigsten Informationen, die in beide Richtungen geliefert werden, dargestellt und zum Nachlesen bereitgestellt. Hieran können sich sowohl die Abteilungsvorstände als auch unsere Geschäftsstelle orientieren.
Klare Kommunikationsstrukturen für einen reibungsloseren Organisationsablauf.
Das zweite Projekt mit den Teilnehmern Angela Mecking (Leitung, Tauchen), Simone Peters (Rollkunstlauf), Stephan Krebs (Tischtennis), Petra Janberg (Geschäftsstelle und Claudia Winkel (JET) hat sich eines ganz anderen Themas angenommen. Hier war die Aufgabe, ein Konzept zur Eventplanung zu erstellen.
Immer wieder nimmt der VfL Hüls an Veranstaltungen teil. Diese sind so unterschiedlich wie die Sportarten, die bei uns betrieben werden. Es gibt kleine interne Veranstaltungen aber auch große externe Events, die ganz verschiedene Aktivitäten unserer Abteilungen erfordern. In der Vergangenheit war es meistens so, dass wenn eine Anfrage an uns gestellt wurde, als erstes die Reaktionen kamen, „was sollen wir denn da machen?“. Dieses Projekt sollte mit diesen Schwierigkeiten aufräumen.
Alle Abteilungen haben irgendetwas zu bieten, sei es einen Infostand, eine Vorführung oder sogar ein Mitmach-Angebot oder alles drei. Die Projektgruppe hat einen Plan erstellt, der von allen Abteilungen einen direkten Ansprechpartner für Veranstaltungen enthält, sowie mögliche Aktionen für die unterschiedlichen Veranstaltungsarten. Primär hat so unsere Geschäftsstelle die Möglichkeit bei Anfragen für Events direkt und zielgerichtet tätig zu werden. Eine große Suche und das Ansprechen immer der gleichen Personen entfällt.
Anfang März wurden diese beiden Projekte dem LSB-Referenten Siegfried Fuss vorgestellt und im Rahmen dieses Audits alle offenen Fragen souverän beantwortet. Sigi Fuss war von den vorgestellten Projekten in allen Belangen überzeugt und erteilte uns die Zusage für die erfolgreiche Verlängerung des Zertifikates „Qualität im Sportverein“ für die nächsten zwei Jahre.
Damit gehören wir, der VfL Hüls, wiederholt zu einem der acht führenden Vereine in diesem Bereich.
Nach dem Audit ist vor dem Audit und so können wir auch in Zukunft nicht die Hände in den Schoß legen, sondern müssen uns auf die nun folgenden Aufgaben intensiv vorbereiten.
Bis zum Ende 2012 sind für die nächste Verlängerung neben zwei weiteren erfolgreichen Verbesserungsprojekten auch eine erneute Selbstbewertung durchzuführen. Diese wird einen Vergleich zur ersten Selbstbewertung, die während des Pilotprojektes durchgeführt wurde, darstellen und aufzeigen, wo wir uns effektiv verbessert haben.
Wir bleiben am Ball für die erfolgreiche Zukunft des VfL Hüls.
Michael Bähr
Geschäftsführer und Qualitätsbeauftragter des VfL Hüls
